2020年12月1日公開

人員配置の最適化を実現するためにどうする？押さえておきたい手順とポイントを徹底解説

人員配置とは、適材適所な社員の配置によって業務効率の改善を目指す取り組みです。

結果として企業の収益性向上を期待できるため、最適な人員配置は企業の成長に欠かせない取り組みの1つです。しかしその一方で、以下のように考えたことはありませんか？

「最適な人員配置ってどんな状態だろう」
「最適化を実現するために必要な方法を知っておきたい」

そこで今回は人員配置の最適化について、下記の項目に沿って解説します。

解説を読み進めると実用性の高い知識を増やすことができ、具体的なイメージを持って最適な人員配置を検討できます。人員配置の最適化を目指す方は、ぜひ参考にしてください。

人員配置の最適化とは

人員配置の概要について、以下の項目を中心に紹介します。

・人事配置の最適化を行う目的
・人員配置の最適化によるメリット
・人員配置によって生じるデメリット

人員配置について改めて理解を深めましょう。

人事配置の最適化を行う目的

人員配置の最適化とは、社員を業務に応じて適材適所に配置することによって、業務効率の改善を目指す取り組みです。人員配置の最適化を行う目的は2つあります。

1つ目は、経営戦略の達成です。

適切な人員配置により、各業務に必要なスキルを有する社員を配置できるため、社員がそれぞれの特性を十分に発揮できます。個々の社員のスキルや能力を活かせる働き方は、業務効率や生産性の向上につながるでしょう。

業務効率や生産性の向上は企業全体の成長につながり、経営戦略を達成する上での1つの鍵となります。そのため、経営戦略の達成において、人員配置の最適化は欠かせない取り組みです。

2つ目は、人材育成です。

人員配置によって社員は新たな環境で業務に励み、さまざまな経験や学びを積むことが可能です。そのため、社員それぞれの立場やキャリアパスを反映した人員配置は、社員にとって新たな成長の機会となります。

社員の立場に立った最適な人員配置には、人材育成の狙いも含まれます。

人員配置の最適化によるメリット

人員配置を最適化することで、大きく3つのメリットが得られます。

1つ目は、業務効率の向上です。

最適な人員配置により、社員それぞれが持つスキルに適した業務を担当させることが可能です。そのため、経験のない社員が担当する場合に比べ、業務を効率的に進められます。

また社員にとっては、自らの経験や能力を十分に発揮できる業務を任せられることで、仕事への責任感も向上します。

仕事への責任感は社員のやる気向上にもつながり、さらなる業務効率の改善が期待できるでしょう。

2つ目は、社員のモチベーションアップです。

社員が業務に活かしたいと考えている能力や経験、スキルを人員配置に反映することで、社員のモチベーションは向上します。現場の声を受け入れる姿勢は、社員の企業に対する貢献意識も高まるため、働きがいを保ちやすくなるでしょう。

また、社員が希望するキャリアパスに応じた新たなスキルを学べる環境への配置により、社員は会社からの期待を感じられるため、業務へのモチベーションが高まります。

3つ目は、優秀な人材の流出防止です。

自らの希望やニーズが叶えられない職場では、社員は他社への転職を視野に入れ始める可能性が考えられます。

優秀な人材ほど、自らの能力を十分に活かしたいと考える場合や、さらなる成長を望む場合が多いものです。その点、社員の希望やニーズを考慮した人員配置ができれば、社員の満足度が改善し会社への帰属意識が高まります。

最適な人員配置は、社員の流出防止に対しても高い効果が期待できるでしょう。

人員配置によるデメリット

デメリットとして考えられるのは、頻繁な実施によって社員の成長を阻害する恐れがあるという点です。

それまでの経験や能力を活かせる人員配置であれば、新たな環境は社員にとって成長の機会となり得ます。しかし、人員配置の内容によっては、社員が別の部署や職場に移るような大きな異動を伴うケースもあるでしょう。

これまでの業務とは全く異なる業務を担当する場合、社員にとっては一から学習し経験を積む必要があります。

このような異動が頻繁に行われる環境は、社員に十分な能力が養われにくいため、成長には適さないと言えるでしょう。

大きな異動や実施の頻度に関しては、内容の工夫や社員への配慮が必要です。

最適な人員配置を行うタイミングと手順

人員配置の最適化を実現するためには、行うべきタイミングと手順があります。あらかじめ確認し、最適な人員配置の実現に近づけましょう。

行うタイミング

人員配置を行うべきタイミングとして、以下の3つが挙げられます。

人事異動が発令される際には人員配置が伴うため、内容を検討すべき適切なタイミングです。

部署や職場をまたいだ異動が行われる場合は、混乱を防ぐためにも、社員のスキルや能力、予想される期間を加味し人員配置を決定しましょう。

また、企業が組織体制を変更する際は、新たな組織体制に合わせた人員配置が必要です。

組織体制の変更は将来的な企業成長を目指した重要な取り決めであり、具体的な組織戦略が定まっている場合も多いでしょう。企業の将来を担う人員配置として、組織戦略に沿った入念な内容の検討が必要です。

最後に、人材の新規雇用時と退職時においては、なるべく迅速な人員配置の決定が求められます。新規雇用のタイミングには、既存の職場環境に新たな人材を取り入れることで目指す人員配置の内容を検討し、募集する人材の職種や役職を定めます。

人員配置の内容を検討した上で、募集する人材を定め採用し実際に人員配置を行うことで、スムーズな取り組みが可能です。

退職時には、退職が決定された時点で新たな人員配置を決定します。あらかじめ人員配置の内容を定めることで、退職によって職場にトラブルが起きないよう努めましょう。

実施の手順

最適な人員配置を実現するために取り組むべき5つの手順がこちらです。

1つずつ具体的な内容を紹介します。

人員配置の目的の策定

人員配置の実施を通して達成したい目的を定めましょう。目指したい姿が明確になることで、目的に沿った適切な人員配置を定められます。

目的を決定する際の注意点としては、より明確な内容を検討することが挙げられます。目的が曖昧であると、達成のための方法もぼんやりとしてしまい、確実な達成が困難となる可能性があります。

単に、業績向上や業務効率の改善といった漠然とした目的ではなく、「○○部の売上20％向上」など具体的かつ明確に定め、より効果的な人員配置を実現しましょう。

現在の人員配置と課題を把握

現在の人員配置と目的とを照らし合わせることで、解決すべき課題を明確にしましょう。

課題が明確になることによって、必要なスキルを持つ社員の適材適所な配置が可能になります。そのため、まずは現在の人員配置と目的を見比べ、業務や部署ごとに解決すべき課題を抽出します。

課題を抽出できれば、適切な能力を持った社員の検討や配置が可能となり、より効果的な人員配置を実現できるでしょう。

社員個々の意向や特性の確認

社員の意向を反映させない人員配置では、業務効率やモチベーションの向上は得られません。

自分の声が汲み取られていないと感じる人員配置は、社員にとって「やらされ感」のある決定となるため、主体的な働き方は期待できないでしょう。そのため、あらかじめ個々の社員の意向を聞き取り、特性や能力を考慮した上で人員配置を行います。

意向を聞き取る際には、キャリアパスに関する社員の希望を具体的にヒアリングし人員配置に反映させると、社員のモチベーション向上につながります。

配置前の事前説明

社員に対し実施の目的を事前に伝え、意義のある人員配置であることを共有します。

社員にとっては日々の業務に関わる重要な決定であるため、実施の意義や価値を感じられなければ、前向きに取り組めない可能性もあるでしょう。そのため、企業として目指す目的はもちろん、社員の立場に立った目的や意義も共有し、社員個々の能力に期待している取り組みであることを伝えましょう。

社員の成長が企業の成長につながるという理解が得られれば、社員も前向きな姿勢で人員配置に臨めます。

配置後の効果を測る

人員配置の実施後にフォローを行うことで、効果的な人員配置に継続的に取り組むことが可能です。

例えば、人員配置前後における売上や契約数などの変化を集計し、課題が解決されたのか、達成したい目的に近づけたのかという点を確認しましょう。

課題解決や目的達成だけでなく、売上や契約数などの可視化できる数値の変化を把握することによって、人員配置の効果を測りやすくなります。

併せて、社員に対しアンケートを実施することによって、取り組みの満足度や改善点も取りまとめられ、社員が主体的に取り組める人員配置を実現できるでしょう。

人員配置を行う上での4つのポイント

人員配置を行う際に押さえておきたいポイントが、以下の4つです。

1つずつ詳しく紹介します。

社員一人ひとりのニーズや特性をしっかり把握する

配置される社員本人の意向を無視した人員配置では、業務に対するモチベーションが低下する可能性があります。

そのため、社員個々のニーズやキャリアパスを把握することによって、新たな配置を社員自身に成長の機会と感じてもらい、主体的な働きを促すことが可能です。また、社員の特性を反映した人員配置であれば、企業が社員の能力に期待した結果としての配置である旨を伝えられるため、社員の企業貢献意欲も高まるでしょう。

社員にとっては日々の業務に関わる重要な決定であるため、人事や経営陣の意向だけではなく、社員本人の意向も汲み取るよう注意しましょう。

組織全体で最適な人員配置を考える

組織の枠を超えて検討することによって、狭い範囲での検討に比べ、より最適な人員配置となる可能性が高まります。狭い範囲での人員配置では、場合によっては社員の能力やスキルを活かしきれない可能性もあります。

また、これまでの経験を踏まえた新たな成長の機会を与えようとしても、狭い範囲では実現が難しい場合もあるでしょう。そのため、部署や職場内だけでなく組織全体で人員配置を検討することで、社員それぞれに適切な配置となる可能性は高まります。

社員個々の特性を考慮した上で成長を望める人員配置を行うことによって、企業の目的達成や課題解決にも期待できるでしょう。

効果を検証する環境を整えておく

事前に効果を検証できる環境を整え、実施前後の変化を把握できるようにしましょう。

せっかく目的に沿った人員配置が決定され実施したとしても、変化を把握できなければ目的を達成できているかを確認できません。そのため、売上や契約数などの変化を可視化できるツールや、社員の心情変化を把握するアンケート調査などを、実施の前に取り入れましょう。

変化率に応じて人員配置の内容を再検討したり、社員の声から課題を抽出できたりと、より効果的な人員配置の実現につながります。

継続的により良い人員配置を実現するために、実施前後の効果を検証する環境を整えておきましょう。

ツールを活用する

ツールの活用によって、コストをかけずに客観的な意見を取り入れた人員配置が可能です。

人員配置は、目的の設定や課題の抽出、具体的な内容の検討、実施前後の効果判定など、さまざまな取り組みが必要となります。そのため、手間や時間もかかりやすく、担当者にとっては大きな負担になり得るでしょう。

その点、ツールの導入は取り組みが簡便になる上、種類によっては第三者の意見を取り入れられる場合もあります。

これまでにない視点や価値観を取り入れることで、より効果的な人員配置を実現できる可能性も高まるでしょう。

なるべく人員配置の効果を高めたい場合や、担当者に負担をかけられない場合には、ツールの活用がおすすめです。

まとめ

今回は、人員配置の最適化について以下の項目を中心に紹介しました。

最適な人員配置の実現により、業務効率や収益性の向上を期待できます。実現のためには、今回紹介した手順やポイントを踏まえた取り組みがおすすめです。

しかし、人員配置は組織全体という大きな規模で物事を検討する必要があるため、なかなか思い通りにいかない場合もあるかもしれません。

その場合、あらかじめ準備を整えておくことや、ツールの活用などによって、少しずつ組織全体の人員配置を検討し実施することが可能です。

まずは自社における人員配置の目的を定め、解決すべき課題を特定しましょう。