オンライン名刺に関する悩みについてSansanの人に聞いてきました!

オンラインでの面談が多くなったことで、オンラインでも名刺交換したい。もしくは、自社の名刺データをもっと活用したいと思っている人も多いのではないでしょうか?

 

そこで今回はLB MEDIAの運営会社でもある株式会社ロジック・ブレインもお世話になっているSansan株式会社の内藤さんと、オンライン名刺のセミナーに数多く登壇しSansan株式会社内で一番オンライン名刺に詳しい川村さんに、オンライン名刺に関する疑問や活用するための秘訣について根掘り葉掘り聞いてきました。

ー登場人物ー

川村 良太(かわむら りょうた)

Sansan株式会社

Sansan事業部 ProductMarketingManager

 

 

内藤 隆太(ないとう りゅうた)

Sansan株式会社

Sansan事業部 西日本営業部 関西支店 チームリーダー

 

 えるビー『ヒトとテクノロジーの総合メディア』LB MEDIAの公式キャラクター

LB MEDIAのインタビュー記事に出没。得意技はインタビューの時に、なんで?どうして?とどんどん突っ込むこと。趣味は名言集め。今年の目標はLINEスタンプになること。

 

いつでも誰とでも簡単にオンライン名刺交換

えるビー|オンラインで名刺交換って…何だか難しそうなイメージがするのですが…

 

川村 さん|それならせっかくなので、今からやってみましょうか?

 

えるビー| えるビーはSansanのオンライン名刺使ってないのですが…

 

川村 さん|心配しなくても大丈夫です。Sansanのオンライン名刺を使用していなくても名刺交換できます。

 

えるビー| えっ!そうなんですか?

 

川村 さん|名刺交換する相手が名刺とスマホを持っていれば、オンラインで名刺交換できます。Zoomのチャットに私のオンライン名刺のURLを送るのでクリックしてもらえますか?

 

 

えるビー| クリックしました。

 

川村 さん|送信したリンクをクリックすると私のオンライン名刺が表示されるので、名刺を送り返すをクリックしてください。

 

 

えるビー| はい!

 

川村 さん| QRコードを読み込んで、えるビーちゃんの紙の名刺をカメラで撮影してください。

 

えるビー| 写真を撮るの苦手なので…ちょっと…ゆがんでしまったのですが…大丈夫ですか?

 

川村 さん|大丈夫ですよ。撮影した名刺の写真は、システム内でトリミングされるので、その写真を送ってもらえますか?

 

えるビー| 送りました。

 

川村 さん|届きました。えるビーちゃんが送ってくれた名刺データはシステム上で、加工されて私の方に納品される仕組みになっています。だから多少画像がゆがんだり、曲がったりしてても、文字が読めれば問題ありません。

 

えるビー|そうなんですね!これなら写真を撮るのが苦手な人でも安心ですね。そして、めっちゃ簡単ですね!!!

 

川村 さん|このようにすれば、Sansanのオンライン名刺を使っていない人とでも、紙の名刺と同じように簡単に交換ができますよ。今回はチャットに送ったURLを使って名刺交換しましたが、私のバーチャル背景に記載のQRコードを読み込んでもらうことで、同じようにオンライン名刺交換できます。

 

えるビー| たしかに!これなら誰とでも、いつでもどこででも簡単に名刺交換できちゃいますね。

 

Sansanのオンライン名刺ってどんな特徴があるの?

えるビー| オンライン名刺といえば…Sansanさんのイメージが強いのですが、Sansanのオンライン名刺はいつ頃リリースされたんですか?

 

川村 さん| 去年2020年6月から提供を開始しました。

 

えるビー| えっ!もっと昔からあると思っていたんですが、まだ1年も経っていないんですね(驚)

 

川村 さん|そうですね。新型コロナウイルス感染症対策として、企業がリモートワーク導入をはじめとした働き方改革を進め、ビジネスのデジタルシフトが加速したことで、オンライン名刺のニーズも高まっています。

 

えるビー|なるほど〜こんなところにもコロナの影響が…さっきオンラインで名刺交換をして、とってもとっても簡単に名刺交換できることはわかったのですが、他のサービスとは違う、Sansanのオンライン名刺の特徴って何ですか?

 

川村 さん|Sansanに名刺情報を取り込むことで、社内の人脈を可視化できることです。例えばある会社のAさんの名刺を取り込むと、過去にAさんと名刺交換した社内のBさんがいることに気づけます。また、自社セミナーを開催しているなら、過去にセミナーに参加したかどうかも分かります。

 

えるビー| えっ!すごいですね。

 

川村 さん|私は名刺は出会いの証だと考えています。Sansanのオンライン名刺なら、オンラインでの交流。人との出会いを記憶することが可能です。

 

えるビー| ふむふむ。

 

川村 さん|もし、名刺交換の際に社内の人間と名刺交換した相手との繋がりが把握できたら、コミュニケーションもスムーズにすすむと思いませんか?

 

えるビー| たしかに。共通の友人や知人がいるとなんとなく親近感が沸いちゃいますね。そしてその後の話しも弾みそう。

 

川村 さん|オンライン上での出会いは、オフラインでの出会いに比べると信頼関係を築いていくのが難しい側面もありますが。Sansanのオンライン名刺なら、オンラインそしてオフラインに関係なく、取引先との信頼関係を強固にできます。

 

えるビー| たしかに!その通りですね。

 

川村 さん|更に、Sansanのオンライン名刺に蓄積された名刺データは、常に最新の状態に保つことが可能です。

 

えるビー|えっ???

 

川村 さん|例えば、特に変更が生じやすいのが肩書きの情報です。もし登録後肩書きを変更したことがわかれば自動で通知されます。もちろん名刺データをエクセルなどで管理することも可能ですが、この状態だと社内で共有したり、登録したデータを常に最新の情報に維持し続けたりするのも大変だと思います。

 

えるビー| たしかにその作業を手作業でやると考えたら…ゾッとしてしまいます。Sansanのオンライン名刺なら、オンライン上でも初対面から信頼関係を築きやすいだけでなく、出会いのデータを社内で活用しやすくなりますね。

 

川村 さん|他にも、「反社チェックオプション機能」を活用することで、名刺情報からコンプライアンスチェックを行うことも可能です。このように、Sansanのさまざなビジネスプラットフォームとしての機能を活用できることも特徴です。Sansanはミッションに、『出会いからイノベーションを生み出す』を掲げています。このようにオンライン、オフラインの出会いを可視化し、蓄積することで人と人、企業と企業をつなぎ、イノベーションを生み出すことに繋がると考えています。

 

もしかして…社内で名刺を保管するより安心・安全

えるビー| とってもとっても便利なことがわかったのですが…名刺に書かれている情報って、個人情報で、会社にとっては機密情報だと思うのですが…

 

川村 さん|そうですね。

 

えるビー| なので、漏れてしまったら大変だし、ちょっと聞きにくいんですが、Sansanのオンライン名刺に登録した名刺情報って、他社と共有されたり、Sansanさんで使われたりとか…ないんですか???

 

川村 さん|そこは安心してください。ユーザー企業様からお預かりしているデータについては、サービス利用のために「委託されたデータ」であり、利用目的は名刺管理です。もちろん、第三者提供を行うものでもありません。 

 

えるビー|でもでも、先ほど…名刺のデータは最新の状態の保つことができるって話でしたが、ならそれってどこの情報を元にしているんですか?

 

川村 さん|名刺データを最新情報に更新する際には、参考にしているのは自社内での名刺交換した際の情報や役員四季報などの公開されている外部情報ソースです。例えば、以前に名刺をもらったAさんが、自社のBさんと名刺交換したとします。この時にAさんの肩書きに変更があればその情報を元に最新の情報に更新できます。

 

えるビー| なるほど!

 

川村 さん|またSansanの社員は、全員個人情報保護士の資格を取得することが義務付けられています。

 

個人情報保護士とは

一般財団法人 全日本情報学習振興協会が主催する民間資格のこと。取得することで個人情報保護に関するエキスパートであることを証明できる。

 

個人情報士認定試験ホームページ:https://www.joho-gakushu.or.jp/piip/

えるビー| すごっ!!!じゃあ川村さんだけでなく、内藤さんも持っているんですか?

 

内藤さん|もちろんです。営業担当者だけでなく、お客様と直接接する機会がない部署の担当者も含め資格取得が義務付けられています。 

 

えるビー| そうなんですね。

 

内藤さん|個人情報保護士の資格は更新制のため、資格を維持するためには、常に個人情報の保護に関する知識をアップデートしておく必要があります。

 

えるビー| ふむふむ。

 

川村 さん| 情報漏洩をしないようにするために最新のセキュリティを使用したとしても、その情報を取り扱う社員の意識が低ければ、情報漏洩してしまうリスクが高くなります。

 

えるビー| なるほど、たしかに。

 

川村 さん|だからこそ、Sansanでは個人情報保護士の資格を取得することを全社員に対して義務付け、更に社内の情報管理も徹底しています。

 

 

Sansanのオンライン名刺のサポートってどうなっているの?

えるビー|とっても便利で、自分たちで名刺管理するよりも安心安全だということはわかったのですが…こんなすごいシステム…えるビーは5歳児なので使いこなす自信がありません。

 

川村 さん|大丈夫です!えるビーちゃんでも使いこなせるように。しっかりサポートしますよ。サポートに関しては内藤が担当しているので、簡単に説明してもらいますね。

 

内藤さん| Sansanは、現在約7,000社の企業様に導入していただいていて、全ての企業様に担当者がついています。

 

えるビー|ふむふむ。

 

内藤さん|契約するまでは、新規契約の担当者。契約後数ヶ月はスムーズに社内に導入できるようにサポートする導入支援チームの担当者。そして、私のように契約後のフォローをさせていただく担当者という流れで、サポートさせていただいています。

 

えるビー| そうなんですね。

 

内藤さん|Sansanには、多くの機能が備わっているため導入してすぐに、活用していると実感しづらいです。そのため、十分に活用できているなと感じ始めるまで、平均で3年くらいかかってしまいます。

 

えるビー|ふむふむ。

 

内藤さん|だからこそ、私のようなフィールドセールスの担当者がしっかり伴走させていただき、その時の会社の状況に合わせて最適な形で活用できるようにサポートさせていただいています。

 

えるビー|なるほど!

 

内藤さん|他には、Sansan Innovation Naviでは、ユーザー様にフォーカスしたインタビュー記事を50以上公開しています。記事では企業の担当者の方がどのようにして、社内で活用していったのかということについてお話ししていただいています。

 

引用元:Sansan Innovation Navi

 

えるビー|へえー!

 

内藤さん|企業の規模別や、業種別に検索できるので、自社と近いユーザー様の声を参考にするのもいいですよ。

 

えるビー|ふむふむ。

 

内藤さん|また、Sansanの他のユーザー様に直接話を聞いてみたいと思われたなら、ユーザーコミュニティーがあるので登録していただければ、質問も可能です。

 

えるビー| なるほど!!!

 

内藤さん|ユーザーコミュニティー内では、他の方の質問に対する回答なども公開されているので、参考にしてみるのもおすすめですよ

 

えるビー| なるほど、これだけサポートがあるとなんかできそうな気がしてきました!!!

 

内藤さん|たしかに、社内だけで活用できる状態まで持っていくのは難しいかもしれません。だからこそ、担当者やこれらのサポートを徹底的に活用してもらいたいと思っています。

 

オンライン名刺交換を習慣化するポイントとは

えるビー|Sansanのオンライン名刺を活用し尽くすには何はともあれ、オンラインで名刺交換しないといけないですが…今日は忘れずに名刺交換できましたが、声かけてもらえなかったら忘れてしまいそうです。ちなみに名刺交換を習慣化するコツってありますか?

 

川村 さん|できるだけ「面倒くさいをなくすこと」がポイントです。

 

えるビー| 面倒くさいをなくす???

 

川村 さん|勝手に名刺交換をできる仕組みを作ってしまうのがおすすめです。その仕組みを作るのにおすすめなのがバーチャル背景です。

 

えるビー| ふむふむ。

 

川村 さん|オンライン名刺のQRコードつきバーチャル背景はSansan上で、簡単に作ることができます。作成したバーチャル背景をZoomに設定してしまえば、常にオンラインでの面談の際にはバーチャル背景が表示されます。

 

えるビー| たしかに、それなら忘れずに名刺交換できそうです。

 

川村 さん|やはり相手から名刺を送り返してもらえると、嬉しいので、オンラインでの名刺交換に対するモチベーションにも繋がります。

 

えるビー| たしかに、送り返してもらえると嬉しいですね。

 

川村 さん|そこで相手から送り返してもらえるようにするために、オンラインで自己紹介する際に、必ず言うことを決めておくのもおすすめです。

 

えるビー| ???

 

川村 さん|例えば「チャットでオンライン名刺を送るので、ご確認ください」とか、「オンライン名刺をやっているので、よかったらこちらのQRコードから読み取ってください」というように面談の前に必ず言う一言を決めます。

 

えるビー| なるほど。

 

川村 さん|この時にアレコレ言おうと欲張らないことがポイントです。そのためまずはこの一言を言うことだけで十分です。

 

えるビー| たしかにこの一言を言うだけなら、できそうですね。

 

川村 さん|プラスアルファとして、名刺交換の機会を増やすためにオンライン名刺のURLをメールに記載するのもおすすめの方法です。メールの署名欄にあらかじめオンライン名刺のURLを登録しておくといいですね。

 

えるビー| たしかに!この方法だとオンラインで名刺交換しようと意識しなくても、たくさんの人のオンライン名刺交換の機会を持てますね。

 

川村 さん|あとはオンライン名刺のURLを辞書登録しておくと、すぐにURLをメールやチャットに書くことができるので、些細なことがですが、やっておくと便利ですよ。

 

えるビー| 辞書登録…たしかに!

 

川村 さん|このようにして、面倒くさいをなくすこと。そしてすぐに取り組めるようにスモールステップを設けていくことで、オンラインでの名刺交換を習慣化しやすくなります。

 

えるビー| オンラインでの名刺交換に限らず、何か新しい習慣を身につけるためには、手間を省いて面倒くさいことをなくす。そしてすぐに取り組めるようにスモールステップを設けていくことが大事なんですね。

 

オンライン名刺を社内で浸透させる秘策

えるビー|  Sansanのオンライン名刺をしっかり活用するには、会社のみんなが使う必要があると思います。でもでも中には、「面倒だ!」「今のままでいい!」という意見の方も社内に一定数いると思うんですね。そのためもし他のみんなにも積極的に使ってもらえるようしたいと思った時の秘策ってありますか?

 

川村 さん|秘策ではないですが、まずは思わず使いたいと思う機能を、社内の皆さんに紹介することから始めるといいと思いますよ。

 

えるビー| ふむふむ。

 

川村 さん|例えば…営業担当者なら訪問先企業の基本的な情報を知っておきたいはずです。ちなみにえるビーちゃんはこの画面見たことありますか?

 

 

えるビー| あります。

 

川村 さん| では会社名をクリックしたことありますか?

 

えるビー| な…ないです。

 

川村 さん| 会社名をクリックしてみますね。

 

えるビー| ふむふむ。

 

川村 さん|そして次に財務・業績をクリックすると、このように基本情報から、直近の決算情報など営業担当者が知りたい情報をまとめて収集できます。

 

 

えるビー| すごいです!!!

 

川村 さん|ここに記載されている情報を全て調べてまとめようと思ったら、何時間もかかってしまうと思うのですが…Sansanのオンライン名刺を利用して名刺交換をしていれば、これらの情報は簡単に収集できます。

 

えるビー| ふむふむ。

 

川村 さん|他には接点マップもぜひ、社内で共有していただきたい機能です。

 

えるビー| 接点マップ???

 

川村 さん|接点マップをクリックすれば、該当企業の名刺を何枚持っているか?どの部署とコンタクトを取ったことがあるかなど把握できます。

 

 

えるビー|ふむふむ。

 

川村 さん|このように役職付きでない営業担当者とは接点は多いが、役員級との接点がほとんどないなというような社外に人とのつながりを簡単に把握できます。名刺一枚登録すれば、これだけのことが把握できることを、社内でアナウンスするだけで、積極的に使おうと思う人が増えると思いますよ。

 

えるビー| たしかに、えるビーももっと使いたいと思ってしまいました。

 

川村 さん|今お話した内容は毎月開催している「Sansanの活用のキホン」セミナーの中で紹介しています。

 

 

えるビー|そうなんですね。

 

川村 さん|そのため、社内の中でキーマンとなる方や、若手でITに興味がある方、もしくはSansanのオンライン名刺を活用したいと思っている方に向けて、ぜひ、セミナーの案内を行ってください。

 

えるビー|それは、めっちゃ心強いです。

 

川村 さん|もし日程が合わない場合は、オンラインコミュニティーでも、過去のセミナーのアーカイブ動画を公開しているので、社内研修として活用していただくのもいいですよ。

 

Sansanさんの今後のビジョン

えるビー|最後にSansanさんの今後のビジョンや目指すところを教えてください。

 

川村 さん|2021年に掲げたSansanのビジョンが『ビジネスインフラになる』です。有難いことにSansanがないと、仕事ができないと思われているユーザー様が増えています。今年はさらに、サービスを成長させることに加え、新たな事業を開発し、ユーザー様がインフラのように利用できる環境を確立していきたいと考えてます。

 

 

えるビー|たしかに。えるビーもSansanさんなしでは仕事ができませんと言えるようになりたいです。内藤さんからは最後に何かありますか?

 

内藤さん|今は当たり前に使っているスマホですが、スティーブ・ジョブズがiPhoneを発表して以降の約10年で急速に普及し、今では世界中での多くの人にとってなくてはならない存在です。Sansanもビジネスインフラとして当たり前に使われるようになるため、担当させていただいている企業様と向き合いながらしっかりサポートさせていただきたいと思っています。

 

川村 さん| 最後の最後に内藤に美味しいところと持っていかれました(笑)

 

えるビー|(笑)お二人のおかげで、Sansanのオンライン名刺を今以上に活用できそうな気がしました。本日は色々教えていただきありがとうございます!

 

 

インタビューを終えて

えるビー|新しいシステムやツールを導入しようと思うと、当たり前になるまでにどうしても時間がかかってしまいます。ましてや全社員に使ってもらおうと思うと…大変ですよね。しかし今回お二人からお話を聞いて、名刺一枚登録するだけで、色々な情報を収集できるだけでなく、社内で共有できたりするなら、今更ですが…しっかり活用していこうと思いました。

 

もしSansanのオンライン名刺を活用したいと思ったら、公式ホームページのからぜひぜひお問い合わせください。そしてどこでお会いする機会があれば、ぜひえるビーとオンライン名刺をしてくださいね!

 

Sansan株式会社公式ホームページ:https://jp.corp-sansan.com/

 

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