SFAとはなにか?SFAを活用して営業活動を効率化しよう!

「SFAってどういうもの?」
「SFAを活用して、営業活動を効率良く行いたい!」

このような疑問を持ったことはありませんか?特に管理職の営業の方は、SFAに興味を持っている人が多いようです。

 

言葉だけ聞くと難しそうな印象もありますが、一度理解し、上手く活用すれば、非常に便利です。そこで今回は、下記の項目を中心にSFAについて解説します。

 

 

・SFAの概要
・SFAの主な機能
・SFAのメリットデメリット
・SFA導入を成功させる秘訣

SFAの具体的な機能には、顧客や案件を管理しながら、担当営業の業務を効率化できる機能があります。そのため、大手企業から中小企業まで、幅広く導入され始めています。

 

ぜひ、自社の現状と照らし合わせながら、導入したらどうなるのか?イメージしながら読んでみてくださいね。

 

SFAとは?

SFAとは「Sales Force Automation」の略語であり、直訳すると「営業の自動化」という意味です。

 

SFAは、営業活動を見える化し、効率化するためのシステムのことをいいます。

 

SFAと混合されやすいのがCRMです。ここでは、SFAとCRMの違いや共通点について解説します。

 

SFAとCRMの違い

SFAが「営業活動を見える化」するのに対し、CRMは「顧客情報を見える化」するシステムです。

 

SFAが営業活動における、タスク管理やスケジュール管理をするシステムなら、CRMは顧客の満足度を向上させ、収益の向上を目指すシステムです。このようにSFAとCRMでは、管理項目や扱う領域が異なります。

 

SFAとCRMの共通点

ここでは、SFAとCRMの共通点をまとめていきます。具体的には、以下の3点です。

SFAとCRMの共通点

・業務を効率化する

・顧客を管理する

・データの共有

管理項目は異なりますが、「顧客データを管理して、業務を効率化する」といった共通の目的があります。どちらのシステムも顧客データを共有するのは、業務の効率化が目的です。

 

大企業では、多くの顧客データを取り扱うため、SFAやCRMの両方を活用している会社が多いです。両方を導入することで、顧客情報などを一括管理し、組織全体で戦略を立てることで、効率良い営業活動を可能にしています。

 

つまり、SFAとCRMには「情報を見える化し、効率良く営業活動を行う」といった共通点があると言えるでしょう。

 

CRMについては、こちらの記事で詳しく紹介しているので、よかったら参考にしてください。

 

SFAが向いている企業

「自社の営業活動を見える化したい」という企業に、SFAは向いています。

 

SFAなら、営業担当者のスケジュール管理や、個々の案件を管理することが可能です。

 

少数の管理職に対して、営業担当者全員の営業活動を全て把握することは、難しいでしょう。しかしながら、SFAを使うことで、各営業担当者が進めている案件ごとの進捗具合を、簡単に把握できます。

 

つまり、人数が多く、複数の案件を抱えている営業所などでは、SFAは非常に有効的なツールだと言えますね。

 

SFAの基本機能

ここからは、SFAの基本的な機能を紹介します。具体的には、以下の5つです。

SFAの基本機能

・顧客管理機能

・案件管理機能

・行動、スケジュール管理機能

・予実管理機能

・レポート管理

これらの5つの機能を使うことで、営業活動を見える化し、効率良く業務を進めることができます。それでは、ひとつずつ見ていきましょう。

 

顧客管理機能

顧客管理機能は、SFAの主な機能です。顧客管理機能を使えば、全ての顧客情報を、わかりやすく管理できます。具体的には、以下のような情報です。

顧客管理機能の管理できる項目

・所在地

・担当者

・役職者

・電話番号

・面談履歴

自社の顧客情報を一括で管理でき、組織全体で顧客情報を共有が可能です。

 

顧客管理機能なら、他の営業担当者への引継ぎや、顧客情報のインプットを簡単にできます。さらに、顧客情報を管理することで、営業活動におけるトラブルを回避できる可能性が高まります。

 

案件管理機能

案件管理機能は、顧客ごとの案件の進捗具合などを管理する機能です。案件管理機能なら、案件の受注見込みや、案件情報の変更履歴を、役職者含めた全員が確認可能。

 

役職者が全ての案件の進捗具合を、簡単に把握できます。それにより、顧客とのトラブルを防いだり、成功事例や失敗事例を共有できたりするメリットがあります。

 

行動、スケジュール管理機能

行動、スケジュール管理機能なら、営業担当者の行動やスケジュールを管理できます。1日ごとのスケジュールだけでなく、年間を通してのスケジュールも管理可能です。

 

行動、スケジュール管理機能なら、役職者は各営業担当者の行動やスケジュールの把握できます。それにより、必要に応じて、営業担当者へアドバイスをすることで、営業活動を効率化させ、組織的に動けるようになるでしょう。

 

つまり、行動、スケジュール管理機能を活用することで、個々の営業担当者の成績アップが期待できます。

 

予実管理機能

SFAには、予実管理の機能がついています。顧客ごとの予算と実績を見比べることにより、軌道修正をしながら適切な方向へ業務を推進できるでしょう。

 

予実管理は、健全な営業活動のために欠かせません。SFAなら、Excelで管理するよりも、簡単に予実管理ができます。

 

レポート管理

SFAの機能上に入力した情報を、一目でわかりやすくするために、データ化ができます。さらに、入力情報をエクセルなどへ変換し、修正を行うことも可能です。

 

レポート管理は、日報や月報を作成する際に、非常に役立つシステムだと言えます。

 

SFAを導入する3つのメリット

ここからは、SFAを導入することにより、「どのようなメリットが生まれるのか」について確認していきます。具体的には、以下の3つが大きなメリットです。

SFAを導入する3つのメリット

・営業担当者の業務を効率化

・営業担当者の業務を可視化できる

・営業担当者の教育コストの削減

SFAを導入することで、どのようなメリットがあるのか?見ていきましょう。

 

営業担当者の業務を効率化

顧客情報や案件情報などを一括で管理することにより、各営業担当者の業務が効率化できます。SFA上に情報をその都度入れておくことで、社内の人間なら簡単に、顧客や案件の情報を確認できるでしょう。

 

営業担当者の異動や退職に伴い、顧客情報などを引継ぎしなければならない場合に、案件ごとに細かいところまで全て引き継ぐのは大変。しかし、SFAを使用すれば、それらの手間が最小限で済みます。

 

営業担当者の業務を可視化できる

営業担当者の業務を簡単に可視化できます。営業担当者の行動やスケジュールを一括管理することで、問題点や課題を洗い出し、改善が可能です。

 

例えば、いつも定時で帰っているのに、毎月トップの営業成績を上げている社員の行動パターンを分析し、組織で共有できます。優秀な社員の行動やスケジュールを参考にしながら、問題点や課題を改善していきましょう。

 

営業担当者の教育コストの削減

SFAなら、教育コストを削減できます。なぜなら、SFA上にノウハウやデータを蓄積しておくことで、提案資料や成功パターンの共有が可能です。

 

SFAに提案資料や成功パターンを共有することで、新人や異動してきたばかりの人も、簡単に商談のコツやテクニックを学べます。イチからマンツーマンで教育する必要がないため、上司や教育担当者の負担の軽減に繋がるでしょう。

 

つまりSFAを導入することで、教育コストの削減が期待できます。

 

SFAを導入する2つのデメリット

SFAを導入することによって、生まれるメリットは大きいですが、デメリットもあります。デメリットを理解した上で、導入を検討していきましょう。デメリットは、以下の2点です。

SFAを導入する2つのデメリット

・導入や運用するために金銭的コストが発生する

・データ入力などの業務が発生する

 それでは、詳しく見ていきましょう。

 

導入や運用するために金銭的コストが発生する

SFAを導入するにあたって、金銭的なコストが発生します。

 

1ユーザー当たりであったり、会社ごとに月額制で費用発生するシステムが多いです。外部のサービスを使用するので、コストの発生は避けられません。

 

価格のバリエーションは、サービスによって異なります。また、「お試し期間」が設けられている場合もあるので、まずは、試しに期間限定で利用してみるのもオススメです。

 

金銭的コストが発生しますが、SFAを利用して業務を効率化できれば、コストを上回る効果が期待できます。

 

データ入力などの業務が発生する

SFA上にデータを蓄積するためには、システムにデータを入力しなければなりません。なぜなら入力したデータを元に、顧客情報や案件情報の共有を行うからです。

 

導入された直後は使い方に慣れていないため、手間に感じてしまうこともあります。しかし、慣れればスムーズな入力が可能です。

最終的には、データ入力にかかる時間より、SFAで効率化できた時間の方がはるかに大きくなるでしょう。

 

SFA導入時に失敗しないためには

SFAを導入したのに、失敗したくないですよね。また、導入したからといって、必ず効果がでるとは限りません。そこで、ここでは、SFA導入で失敗しないために、以下の2点について解説します。

 

・SFA導入における失敗事例
・SFA導入を成功させるには

 

それぞれについて、解説します。

 

SFA導入における失敗事例

よく挙げられる失敗事例としては、「使い方を理解できずに、使わなくなってしまう」といった事例です。

 

いきなり複雑なSFAを導入すると、慣れていない上に操作が難しいので、データの入力すら面倒に感じてしまいます。特に、役員レベルで導入を決定し、現場の担当者が複雑な作業をやらされると、SFA活用が社内に浸透しにくいようです。

 

SFA導入を成功させるには

SFA導入前に現場の担当者と意見交流をし、必要な機能をカバーしているSFAを導入しましょう。現場の担当者からすると、不必要な作業はできるだけ避けたいです。

 

本当に必要な機能だけを有するSFAを導入すれば、今までかかっていたコストを減らし、効率的に業務ができます。

 

SFA導入を成功させるには、導入前に現場との意見交換し、現場の意見を反映した上でSFAを選定することが重要です。

 

まとめ

今回は、SFAについて主な機能、メリットやデメリットなど4つ項目に沿って解説しました。

 

・SFAの概要
・SFAの主な機能
・SFAのメリットデメリット
・SFA導入を成功させる秘訣

SFAを導入することにより、営業活動を見える化し効率良く業務できるようになります。

 

SFA導入に関する検討を入念に行った上で導入すれば、今までかかっていたコストを大幅に下げることが可能です。ぜひ、この機会に早めにSFA導入を検討してみませんか?

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