チャットツールとは?導入して社内のコミュニケーションを活性化しよう!

「チャットツールって必要?」
「チャットツールを使うとどんなメリットがある?」

 

こんな疑問はありませんか?

 

「社内のコミュニケーションをもっと円滑にしたい」と思うなら、ビジネスチャットツール導入をおすすめします。

 

プライベートで家族や友達と連絡をする時にはチャットツールが便利です。多くの人が活用しています。ビジネスでもチャットツールを利用する企業が増加傾向です。

 

いざ、導入を検討する際には、ビジネスチャットツールに必要な機能やメールとの違いについて疑問が出てくるでしょう。そこで、今回は下記の項目を中心に、チャットツールについて解説します。

 

・チャットツールの基本
・チャットツールの機能
・チャットツール導入の注意点
・チャットツールとメールの使い分け
・おすすめチャットツール5選

チャットツールを使うとメールにはないスピード感でやりとりが可能です。さらに、データや情報の共有もスムーズになり、ビジネスの効率の上昇を成果につなげやすくなります。今後、チャットツール導入を検討する際に、参考にしていただけると嬉しいです。

 

チャットツールとは

テレワークが導入されるなど働き方が変化した人も多いのではないでしょうか?

テレワークの場合、同僚と顔を合わせる機会が減ってしまいます。その結果、コミュニケーション不足により、行き違いなどが起こりやすくなってしまうこともあるでしょう。このような理由から、コミュニケーションを円滑化するツールとして、チャットツールを導入する企業が増えています。

 

そこで、まずはチャットツールが、どのようなツールなのかを詳しく見ていきましょう。

 

チャットツールの基本

チャットツールとは、会話をするようにチャット形式でコミュニケーションを取れるツールです。その中でも、ビジネスチャットツールはビジネスの現場で役立つ機能が付加されています。

 

具体的には、モバイル機器との連動がスムーズで、グループを作ってやり取りが可能です。さらに、データ共有やタスク管理がしやすく設計されています。

 

また、リアルタイムでやりとり可能できるため、簡単な質問にはすぐに答えが返ってくるなどのメリットも。このように、チャットツールは共同でプロジェクトを進める際にも活躍します。

 

チャットツールの主な機能

ここでは、ビジネスに使うチャットツールならではの機能をみてみましょう。

 

グループでコミュニケーションが取れる|グループチャット機能

グループチャット機能なら、目的別にグループを作ってメンバーで情報やスケジュールを共有できます。

 

目的によってメンバーも共有すべきデータや情報は異なりますよね。

 

このような場合、部署をまたいでプロジェクトを進める時には、プロジェクト達成のために組織の枠にとらわれず、メンバーを集めたグループを作成します。さらに、グループを複数作成することが可能です。

 

そのため、プロジェクトごとにグループチャットを作ることで、プロジェクトごとに必要な情報を簡単に共有できます。

 

メッセージの編集ができる

プライベートチャットとビジネスチャットの違いの1つは、メッセージの編集ができることです。

 

一度送ったメッセージの後から内容を追加したり取り消したいこともあります。チャットツールなら、送った内容を後から編集でき、編集前の内容は残りません。またメッセージの編集ができるため、誤ったメッセージを送ってしまった時も安心です。

 

通知機能で随時お知らせ|プッシュ通知機能

リアルタイムでコミュニケーションが取れるのは、プッシュ通知機能があるからです。

 

プッシュ通知機能とは、メッセージが届いた時や情報の更新があった時、その都度アプリから音や表示でお知らせする機能です。さらに、マルチデバイス対応なら、スマホでもPCでもタブレットでも通知を受け取れます。

 

プッシュ通知機能を設定することで、自分宛のメッセージにすぐに気が付くことができ、すぐに返信が可能です。このように、プッシュ通知機能を活用することで、意思の疎通が素早くでき仕事の効率アップが期待できます。

 

相手の様子がわかる|ステータス機能

使うツールによっては、自分の状態(連絡可・離席中など)を表示して、相手と共有できます。これによってコミュニケーションを始めるタイミングを図れます。

 

ステータス機能は、相手の状態を確認する術はないテレワークにおいて、とても有効な機能です。

 

チャットツールの普及率の現状

チャットツールの普及率をみてみましょう。

 

2017年2月時点で伊藤忠テクノソリューションズが行った「大手企業のビジネスチャットツールの利用状況調査」によると、チャットツール、ビジネスチャットツールを導入している大企業は28.1%となっています。

 

引用元:大手企業のビジネスチャットツールの利用状況調査

 

「ICTによるインクルージョンの実現に関する調査研究」によれば、社内SNSやチャットツールなどを導入している企業は全体の20〜30%でした。さらに同じ調査によれば、アメリカは60%前後、イギリスが50%前後と日本と海外のチャットツールの利用状況は、海外に比べるとまだまだ、一般的だとは言えないでしょう。このように、海外に比べると日本はまだまだ導入余地があります。

 

参考元:総務省『ICTによるインクルージョンの実現に関する調査研究(平成30年版情報通信白書)』

 

チャットツールなどのビジネスICTを積極的に使っている企業と、積極的に使っていない企業で、働きやすさに関しての調査結果は下記の通りです。

 

引用元:総務省『ICTによるインクルージョンの実現に関する調査研究(平成30年版情報通信白書)』

 

また、チャットツール導入と社内コミュニケーションの関係に関する調査結果は下記の通りです。

 

引用元:総務省『ICTによるインクルージョンの実現に関する調査研究(平成30年版情報通信白書)』

 

チャットツールなどビジネスICTを活用する職場のほうが働きやすく、コミュニケーションの評価が高い傾向にあります。これらの調査結果から、社員が働きやすい環境を作るために、チャットツールなどビジネスICTの導入やメリットがあると言えるでしょう。

 

チャットツール導入の注意点

チャットツールを導入する時の注意点をみていきましょう。

 

チャットツールを導入する目的を明確にする

どんな目的でチャットツールを導入するのか、その目的を明確にすることが大切です。

 

導入目的が「ただ便利そうだから」「他社も利用しているから」ではどんな便利なツールでも無駄な投資です。せっかく導入しても、社員が利用しなければ意味がありません。このような事態を避けるために、チャットツールを導入する目的を明確にしましょう。

 

導入の目的が明確だと、どのチャットツールを選択すればよいかが判断しやすくなります。また、導入目的を社内で共有できれば、社内での普及もスムーズに進むでしょう。

 

このような理由からも、チャットツールを導入時には目的を明確にしてください。

 

チャットツールのルール作り

便利なチャットツールにも、使い方によってはトラブルの種になってしまうことも。チャットツールでのトラブルで多いのは、下記の通りです。

 

・言葉や表現方法の解釈の違い
・時間の行き違い 仕事時間のずれ
・ハラスメントのリスク

これらのトラブルは、あらかじめルールを作ることで未然に防止できます。チャットツールの導入時には、使い方だけでなくルールを決めて、周知するといいでしょう。

 

チャットツールとメールの使い分け

チャットツールとメールにはそれぞれの特徴があります。そのため、目的に合わせて使い分けるのがおすすめです。ここでは、それぞれの特徴について解説します。

 

メールの特徴

メールの特徴は以下の通りです。

 

電子メールならではのマナーがある

電子メールはビジネスの現場で長く広く活用されてきました。それゆえ、電子メールの場合、ビジネスマナーが確立されています。

 

電子メールの本文は宛名・挨拶・内容・結び・署名で構成されます。関係性によって適切な敬語を使用するマナーがあります。

 

一方で、チャットメールは特に決まった形式がなく、本文は最低限の挨拶と内容のみです。また、言葉遣いに関しては使う人のリテラシーによります。

 

このような理由からも。チャットツールを使い慣れていない人は戸惑うこともあるでしょう。

 

堅実なイメージ

ビジネスの現場で最も堅実なやりとりの方法は、現代においても書簡です。

 

その書簡のやりとりをインターネットで行うのが電子メールです。それゆえ、メールの内容はビジネスマナーの則った内容・文調で書かれます。さらに、メールの中身はあいさつや署名などが入っていたり、電子メールは納税などでも利用されたりするため、堅実なイメージがあります。

 

チャットツールのメッセージの中身は最低限のあいさつと簡潔な要件のみです。その簡便さは親近感としてはメリットですが、距離感があるうちは戸惑うでしょう。

 

また、チャットツールは限られたプラットフォームの中でのやりとりです。公的機関のサービスに採用されているものはありません。そのため、メールの方が堅実なイメージがあるでしょう。

 

迷惑メールがくる

総務省の統計によれば、電気通信事業者10社の全受信メール数と迷惑メール数の割合は、2022年3月の調査では35.67%で、おおよそ毎月40%前後です。このように思っている以上に、迷惑メールが送信されています。そのため、大切なやりとりや情報が迷惑メールのせいで埋まってしまうこともあるでしょう。

 

一方で、チャットツールではメールように一斉送信できません。そのためチャットツールには迷惑メールや宣伝メールが来ません。このようにチャットツールに比べると、迷惑メールが届くデメリットがあります。

 

参考元:総務省『電気通信事業者10社の全受信メール数と迷惑メール数の割合(2020年3月時点)』

 

チャットツールの特徴

チャットツールの特徴は以下の通りです。

 

会話なのでメッセージがシンプルコンパクト

チャットツールのメッセージはコンパクトです。メッセージの内容は最小限の挨拶と内容のみです。文章を考えたりすることなく内容を伝えれば良いので、会話のように直感的なやりとりができます。

 

スピード感がある

チャットツールのコミュニケーションはテンポが良いです。

 

チャットツールはプッシュ機能があり受信にすぐ気づきます。メッセージがシンプルであることからメッセージを読む側も送る側も時間をとられないので、返信も早いです。

 

チャットツールのコミュニケーションは、メールに比べるとスピード感があります。

 

社外とのやり取りにはむかない

同じプラットフォーム(サービス)を使っていないと使用できません。

 

メールならアドレスを知っていれば、メッセージのやり取りができます。また、取引先とのやり取りが丁寧になるのは、ビジネスの現場では必然です。それゆえ、チャットツールのように会話風にやり取りするのはビジネスマナーの観点から推奨できません。

 

そのため、名刺交換したばかりの取引先に対しては、メールでのやり取りが無難です。もし、社外の人間とチャットツールでメッセージをやり取りしたい場合は、プロジェクトを一緒に進める段階あたりから導入するといいでしょう。

 

迷惑メールがこない

チャットツールの場合、迷惑メールが届くことがありません。なぜならチャットツールは、IDを知っている人しかアクセスできない仕組みになっているからです。

 

チャットツールでは、プラットフォームの中で「IDを検索する」・「招待する」をして、認証しないと接触できません。そのため、メールのように迷惑メールによって大事なメールが埋もれてしまうリスクを抑えることが可能です。

 

メールとチャットツールを使い分けるポイント

メールとチャットツールの特徴を踏まえた上で、使い分ける際のポイントは下記の通りです。

 

 

どちらが優れているかではなく、その特徴に合わせて使い分けるといいでしょう。

 

おすすめチャットツール 5選

おすすめのチャットツール5選を紹介します。

 

slack(スラック)

Slackは、アメリカのSlack Technologies社が開発したコミュニケーションプラットフォームです。

 

公式サイト:slack(スラック)

 

Slackという名称はSearchable Log of All Conversation and Knowledge(すべての会話と知識の検索可能な記録)の頭文字を取っています。

Slackは、トピックごとのチャットルーム(チャンネル)があり、プライベートグループの作成、1対1のダイレクトメッセージ、さらに、絵文字の追加やメッセージに対して絵文字で反応できます。

 

さらに、Googleドキュメント、Dropbox、Heroku、Crashlytics、GitHub、PagerDuty、Zendeskとなどと連携可能です。また、Slackでは一つの検索ボックスからログ情報を検索できます。

このような場合におすすめ!

・自由にカスタマイズして使いたい

・他社の機能と連携させたい

 

Chatwork(チャットワーク)

Chatwork(チャットワーク)とは日本製クラウド型ビジネスチャットツールです。

 

公式サイト:Chatwork(チャットワーク)

 

グループチャット、タスク管理、ファイル共有、通話(ビデオ・音声)ができます。多言語対応で、連携サービスも多いので、既存のシステムと対応していれば導入もスムーズでしょう。また、国産ならではの安心感と使いやすい操作感が魅力です。

このような場合におすすめ!

・操作が簡単なものがいい

・初めてチャットツールを導入する

・国産のシステムを使いたい

 

Microsoft Teams(マイクロソフトチームズ)

Microsoftが開発した独自のビジネスコミュニケーションプラットフォームです。

 

公式サイト:Microsoft Teams(マイクロソフトチームズ)

 

ワークスペースチャットやビデオ会議、ファイルストレージ、アプリケーション連携など基本を抑えたサービスです。Microsoft Officeソフトの連携ができます。Word、PowerPoint、Excel のファイルに同時にアクセスし、編集できます。使い方のセミナーがあり活用のサポートが豊富です。

このような場合におすすめ!

・Officeソフトの連携を重視したい

・しっかりサポートをしてほしい

 

Workplace from FACEBOOK(ワークプレース)

Workplace from FACEBOOK(ワークプレース)はFacebook社が開発したビジネスコミュニケーションツールです。

 

公式サイト:Workplace from FACEBOOK(ワークプレース)

 

グループチャット インスタントメッセージ ニュースフィードの利用ができ、社員同士のつながりがコンセプトです。

 

自分の所属していないオープングループの更新情報が、ニュースフィードに流れてくるので、それに対して反応できます。このような社員同士がつながりやすい仕組みがあるのが特徴です。

このような場合におすすめ!

・社内の交流を活性化したい

・社員同士が繋がる仕組みを作りたい

 

LINE WORKS(ラインワークス)

LINE WORKS(ラインワークス)はLINEの関連会社が提供するクラウド型ビジネスチャットツールです。

公式サイト:LINE WORKS(ラインワークス)

 

LINEと同じ操作性でLINEを使っている人にとって馴染みやすいのがメリットです。

 

基本的なチャット機能に加えスケジュール機能や掲示板機能、アンケート機能・Drive機能があります。通常のLINEのアカウントよりセキュリテイが高く、通常のLINEのアカウントとのやり取りがシームレスにできます。

このような場合におすすめ!

・普段LINEを活用している

・新たなチャットツールを導入というより、拡張というイメージで導入したい 

 

まとめ

この記事では、チャットツールに関して下記の点を中心にまとめました。

 

・チャットツールの基本
・チャットツールの機能
・チャットツール導入の注意点
・チャットツールとメールの使い分け
・おすすめチャットツール 5選

働き方が変わる中でコミュニケーションの形も変わりつつあります。それと同時に求められる機能も変化します。そのため、導入目的を明確にしてチャットツールを活用して下さい。

 

ぜひ、この機会いチャットツールを導入し、社内コミュニケーションを円滑にしましょう。

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