2021年6月24日公開

ナレッジマネジメントとは？導入すべき理由や運用方法、注意点を解説

ナレッジマネジメントとはどういうものか、理解を深めたいと考えている方もいるでしょう。そこで本記事では、ナレッジマネジメントの概要や実行手順、注意すべき3つのポイントについてご紹介します。

ナレッジマネジメントは、一言で説明すると「社内に蓄積しているノウハウを言語化して共有し、業務の標準化と効率化を目指す」という目的を持つ手法です。

雇用の流動性が上がり、スマホやタブレットといった情報端末が充実した近年の状況下では、ナレッジマネジメントの考え方は企業経営に役立ちます。

「従業員の離職が多くて、社内に業務ノウハウが蓄積しない」

「組織が大きくなりすぎて、情報共有がうまくいっていない」

もしこのように考えているのであれば、ぜひご一読ください。

ナレッジマネジメントとは？なぜ今注目されているのか

ナレッジマネジメントとは、業務を円滑に進めるために必要な知識やノウハウを共有するマネジメント手法です。

「A支店では当たり前に使われていたノウハウが、B支店には伝わっていない」

「一部社員にのみノウハウが蓄積し、会社全体で共有できていない」

このような状況を防ぎ、ノウハウの共有による業務効率化を目指すことが、ナレッジマネジメントの導入目的です。

ここでは、ナレッジマネジメントが注目される理由について確認しましょう。

情報化社会の到来

ナレッジマネジメントの重要性が上がってきている背景に、スマホやタブレットといった情報機器の進化が挙げられます。

従来は電話やFAX、郵便などで行われていた情報のやりとりが、近年ではインターネットを通じて一瞬で手軽に共有できるようになりました。

これにより業務が急速に効率化し、全国に支店があるような大きな企業でも、全社一律に同じ情報やノウハウを共有できるようになりました。

このように昔に比べるとノウハウの共有が容易になったことから、各支店や各従業員の能力による仕事のばらつきを解消するための手段としてナレッジマネジメントが注目を集めています。

働き方改革の促進

働き方改革の進展も、ナレッジマネジメントが注目される要因です。

働き方改革が進むにつれて、時差出勤やテレワーク、サテライトオフィスといった、働き方の多様化・柔軟化が進みました。

これらは従業員満足度を上げるためにも重要な取り組みですが、一方で出勤時間がバラバラになったり出社せず仕事ができたりするため、ノウハウを共有する時間が失われてしまうという課題もあります。

そこでナレッジマネジメントの考え方に基づき、専用のITツールを活用するなどの手段により、テレワーク中の従業員にもノウハウを共有することが可能です。これによって働き方改革を推進しても、生産性が低下しない（むしろ向上する）といった効果が期待できます。

雇用情勢の変化

ナレッジマネジメントが注目されている背景として、日本の雇用慣行が変化している点も見逃せません。

従来の日本企業は「終身雇用」「年功序列」など、従業員を採用したら原則として定年まで雇用し続けることが前提となっていました。しかし昨今は転職が当たり前になり、企業側も早期退職者の募集や解雇、最悪の場合は倒産といったケースも珍しくはありません。

定年まで従業員が辞めない・解雇する必要がないという場合においては、ナレッジマネジメントを活用したノウハウの共有は、必ずしも必須のものではありません。なぜなら先輩や上司はずっと会社にいる可能性が極めて高く、その都度本人から指導を受ければ、業務が滞ることはありません。

しかし転職の一般化によって、上司や先輩がいなくなるケースも珍しくありません。そのため会社としては、特定の個人に業務ノウハウが独占されるのは経営上のリスクといえます。仮にノウハウを蓄積した社員が転職した場合、既存の業務がうまく回らず、生産性の低下や一部業務が滞るといった可能性があるからです。

このような理由からも、ナレッジマネジメントを活用する企業が増えています。

改めてまとめると、ナレッジマネジメントが注目されている背景として下記の3つが挙げられます。

「仕事の進め方やノウハウを理解している従業員が突然会社を辞めた。引き継ぎがうまくできておらず、業務遅延を起こしている」などという事態は避けたいところです。そこで次の見出しでは、ナレッジマネジメントを導入する手順を解説します。。

ナレッジマネジメントの運用手順

ここからは、ナレッジマネジメントの導入・運用方法について解説します。

1.目的を明確化する

ここからは、ナレッジマネジメントの導入・運用方法について解説します。

ナレッジマネジメントをこれから導入しようと考えているのであれば、まずは「どの情報を共有すべきか」「そもそもナレッジマネジメントを導入してどのような成果を得たいのか」を明確にしましょう。

2.何をどのように管理・共有するか決める

ナレッジマネジメントの導入前に、どのような情報をどのように共有するのか検討しましょう。

情報やノウハウは、共有するほど便利になるように思えるかもしれません。しかし、とにかくあらゆる情報をシステム上で共有しようとすると、下記のような弊害が起こってしまう恐れがあります。

ナレッジマネジメントを導入する前に「どの情報を」「どのような方法で」共有するのか、よく検討しましょう。

3.業務プロセスに落とし込む

ナレッジマネジメント導入の目的と共有方法が明確になったら、次は実際の業務プロセスまで仕組みを落とし込みましょう。

例えば営業ノウハウをナレッジマネジメントで管理・共有する場合、退勤前に「本日の営業活動中に発見した知見を一つ以上、グループウェアで共有する」など、業務の一部にナレッジマネジメントを落とし込みます。

ナレッジマネジメントをいきなり導入しても、現場は意図をうまく理解できず、ナレッジマネジメントがうまく運用されないリスクがあります。

そのため事前に業務プロセスに組み込み、ナレッジマネジメントがうまく運用されるよう環境やルールを整備しましょう。

4.定期的にプロセスを見直す

ナレッジマネジメントは、導入して終わりという性質のものではありません。うまく運用されているか定期的に見直しを行い、直すべき点は改善する必要があります。

ナレッジマネジメントの運用におけるチェックポイントは以下の通りです。

もし上記のいずれかのポイントが守れていない場合は、運用プロセスに改善の余地があります。定期的にプロセスの見直しを行うことで、より効率的なナレッジマネジメントを行えるでしょう。

ナレッジマネジメント導入時に意識すべき3つのポイント

最後に、ナレッジマネジメントの導入前に意識しておきたい3つのポイントを紹介します。成果を出すためには、導入前にあらかじめ注意すべきポイントを把握し、対策を知っておくことが大切です。

ナレッジマネジメントにおいて意識すべきポイントは、以下の3つです。

具体的にどういうことなのか、以下で解説します。

ノウハウの蓄積を目指す

ナレッジマネジメントを導入するメリットは、ノウハウの“共有”のほかに“蓄積”することも挙げられます。

従来は従業員個人の勘や経験に頼っていた部分を、会社全体でノウハウとして共有することで業務効率化が期待できるのは、これまで説明した通りです。しかし、さらに一歩踏み込んで「共有したノウハウを、会社が管理して蓄積する」という点を意識しましょう。

ノウハウが会社に蓄積されていれば、従業員の急な離職があっても、大きな問題もなく既存業務を回せます。またノウハウが蓄積して充実しているほど、現場に負担をかけずに新人教育を行うことも可能です。

ナレッジマネジメントの導入を検討する際には、ノウハウの共有だけでなく蓄積にも目を向けることで、業務の効率化に大いに役立ちます。

業務の効率化を目指す

ナレッジマネジメントの導入目的は、あくまで“業務の効率化”です。以下のサイクルを回して、より効率的な事業運営を実現するよう心がけましょう。

くどいようですが、ナレッジマネジメントの目的は「業務を効率化して、会社の業績を改善すること」です。

よくある失敗例として「情報を共有すること」そのものが目的となってしまい、業務改善につながっていないというケースが挙げられます。手段と目的を混同しないよう、改めて注意しましょう。

必要に応じてツールを導入する

情報やノウハウの共有に必須ともいえるのがITツールです。ナレッジマネジメントを導入・運営する上で、システムや通信機器の導入は欠かせません。

コストを抑えてナレッジマネジメントを導入するのであれば、メールでエクセルのデータを逐次共有したり、無料のオンラインストレージでデータ共有を行うといった方法もあります。

しかし本格的にナレッジマネジメントを導入するのであれば、専用のツールを導入した方がよいでしょう。ナレッジマネジメントに活用できるツールには、以下のようなサービスがあります。

ナレッジマネジメントの導入にはITツールが欠かせません。必要に応じて有料ツールを導入したり、既存のシステムを活用したりしましょう。

まとめ

今回は下記のポイントを中心に、ナレッジマネジメントについて解説しました。

効率的な組織運営が求められ従業員の転職が活発になっている昨今、ナレッジマネジメントの考え方は企業運営において大切なものとなっています。

自社へのノウハウ蓄積や仕事の属人化の予防を希望する方は、この機会にナレッジマネジメントを導入してみてはいかがでしょうか。